3 Quick Wins des IT Budgeting, Planning und Forecasting

Heutzutage ist allen klar, dass das gut durchdachte Management des IT-Service für das Geschäft unabdingbar ist… allerdings ist es bedauerlicherweise auch sehr unterschätzt. In vielen Firmen wird die systematische Budgetierung der IT noch sehr stiefmütterlich behandelt (Excel Sheets und Legacy Business Modelle lassen grüßen). Sogar Unternehmen, die bereits im digitalen Zeitalter angekommen sind, tun sich schwer damit, ihr IT-Kostenmanagement adäquat zu optimieren. Falls Sie sich selbst in dieser Situation wiederfinden sollten, kann die Implementierung von Prinzipien des IT Financial Management hier Abhilfe verschaffen.

Fangen wir mit einer simplen Frage an: warum sollten Sie sich überhaupt um ITFM kümmern? Es gibt viele Antworten darauf, doch um das Ganze für den Beginn einfach zu halten, reden wir heute über drei Quick Wins, mit denen Sie quasi sofort Ihre IT-Kostenkontrolle verbessern können.

Ein ganzheitlicher IT-Servicekatalog
 
1. Ein ganzheitlicher IT-Servicekatalog

Ein vollständiger und übersichtlicher IT-Servicekatalog ist viel wert, wenn es um das Management der IT-Kosten geht. Zunächst liefert er einen kompletten Überblick über all Ihre IT-Ressourcen. Des Weiteren können Sie damit auch Ihren Kunden diesen Überblick bieten. Aber was gehört in einen vollständigen IT-Servicekatalog? Er sollte Fragen beantworten wie: welche Services und Produkte werden Angeboten? Wieviel kosten diese? Wann und wo sind sie einsetzbar? Und (last but not least) welchen Wert können sie generieren? Sobald Sie wissen, was Ihre IT überhaupt leisten kann, und wie Ihr Unternehmen davon profitiert, wird es um ein Vielfaches einfacher, Ihre IT-Ressourcen optimal einzusetzen.

 

Durchdachtes Budgeting und Forecasting

2. Durchdachtes Budgeting und Forecasting

Bevor Ihre IT-Services und -Produkte zum Einsatz kommen, ist es essenzielle Aufgabe des IT-Controllers, sich einen Überblick über das IT-Budget zu verschaffen. Sobald die Größe des Budgets im Blick ist, kann man den Zahlen entsprechend eine Strategie für den nächsten Abrechnungszeitraum entwickeln. Welche IT-Services und -Produkte haben welche Priorität? Wo können IT-Kosten eingespart werden? Und in welche Projekte sollten übrig gebliebene Ressourcen investiert werden? Erst wenn Sie diese Fragen gezielt in Ihre Planung einfließen lassen können, werden Sie in der Lage sein, Ihr IT-Budget fundiert und umfassend anzupassen. Darüber hinaus ist es wichtig, das Budget aus den verschiedensten Perspektiven betrachten zu können: CFOs, IT Directors und CIOs muss der Wert der IT gleichermaßen klar gemacht werden, und zwar mit Begriffen, die für ihren Zuständigkeitsbereich relevant sind; wie lassen sich zum Beispiel Ausgaben für Hardware in wertsteigernde IT Services übersetzen? Derartige Überlegungen erleichtern die konzernweite Kommunikation und werden den Budgetierungsprozess enorm verbessern.

Optimierung der Transparenz

3. Optimierung der Transparenz

Bleiben wir beim Thema Kommunikation: diese sollte über alle Konzerngrenzen hinaus für alle Stakeholder vereinfacht werden, um fehlerhafte IT-Budgetierung zu vermeiden. IT-Services werden häufig als Pauschalkosten und -mengen in Anspruch genommen, ohne Sensibilität dafür, was de facto benötigt wird. Wenn es jedoch eine gemeinsame Plattform gibt, über die Stakeholder einen transparenten Blick auf die IT-Ressourcen haben, können alle einen Nutzen daraus ziehen. Wenn Verbraucher wissen, welche Produkte und Services sie wo zu welchem Zweck verwenden, können sie in Zukunft gezieltere, klügere Entscheidungen bei der Konsultierung besagter Services treffen. Zugleich wird es durch die das richtige Level an Transparenz einfacher, überflüssige und übermäßige Ausgaben zu identifizieren und neu zuzuteilen.

 

Fazit

Wenn man sich diese drei Punkte genau betrachtet, wird schnell klar, dass sie mehr oder weniger auf das gleiche Ziel gerichtet sind: einen allumfassenden Überblick über IT-Kosten und IT-Budget, bei dem alle Beteiligten wissen, wo welche Ressourcen landen und warum. Sobald diese Bedingungen erfüllt sind, wird es wesentlich einfacher, dass IT-Budget effektiv einzuplanen und im Blick zu behalten.

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