Es ist der übliche Personalkreislauf: Mitarbeitende wechseln den Job, nehmen Elternzeit, werden krank oder gehen in Rente. Damit geht oft auch das unternehmenseigene Wissen verloren, weil kein funktionierendes Wissensmanagement existiert. Wenn dadurch der Betrieb nicht mehr reibungslos läuft, kann das für Unternehmen teuer werden. Wie kann der Wissenstransfer also gelingen, ohne dass wertvolles Wissen verloren geht? Wir zeigen die sechs wichtigsten Faktoren auf, um wertvolles Wissen im Unternehmen zu halten und zu managen.
1. Die richtige Infrastruktur schaffen
Eine zentrale, digitale Wissensdatenbank bildet das Herzstück des Wissensmanagements. Diese muss leicht zugänglich, gut strukturiert und benutzerfreundlich sein. Die Wahl der richtigen technischen Lösung ist dabei entscheidend für den Erfolg des gesamten Systems. Je nach Unternehmensgröße und Anforderungen kann dies ein klassisches Wiki, ein modernes Dokumentenmanagementsystem oder eine spezialisierte Wissensmanagement-Plattform sein. Moderne Systeme nutzen dabei zunehmend die Unterstützung durch Generative KI, um die Erfassung und Aufbereitung von Wissen zu erleichtern, Inhalte intelligent zu kategorisieren und Freigabeprozesse durch gesteuerte Workflows zu vereinfachen. Entscheidend ist, dass die gewählte Lösung sich nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe integriert und von allen Mitarbeitenden intuitiv genutzt werden kann.
2. Klare Verantwortlichkeiten definieren
Ein erfolgreiches Wissensmanagement braucht ein dediziertes Team mit klar definierten Rollen und Verantwortlichkeiten. An der Spitze stehen die hauptverantwortlichen Wissensmanager:innen und/oder Redakteur:innen, die den gesamten Prozess koordinieren und überwachen. Sie arbeiten eng mit Fachexpert:innen aus verschiedenen Unternehmensbereichen zusammen, die ihr spezifisches Know-how einbringen. Qualitätssicherungs-Beauftragte gewährleisten die Aktualität und Richtigkeit der Informationen. Um die kontinuierliche Verfügbarkeit des Systems sicherzustellen, müssen auch entsprechende Vertretungsregelungen etabliert sein. Nur wenn jeder Beteiligte seine Rolle und Verantwortung kennt, kann das System reibungslos funktionieren.
3. Standardisierte Prozesse etablieren
Der Erfolg des Wissensmanagements hängt maßgeblich von klar definierten Prozessen ab. Der Weg von der Erfassung neuen Wissens bis zu dessen Veröffentlichung muss eindeutig geregelt sein. Dies beginnt bei standardisierten Verfahren zur Dokumentation von Wissen und reicht über festgelegte Überprüfungs- und Freigabeprozesse bis hin zu regelmäßigen Aktualisierungszyklen. Ein detaillierter Styleguide gibt dabei vor, wie Inhalte aufbereitet werden sollen, um eine einheitliche Qualität zu gewährleisten. Auch der Umgang mit Feedback der Nutzer muss klar geregelt sein, um kontinuierliche Verbesserungen zu ermöglichen.
4. Qualität durch Zusammenarbeit sichern
Die Qualitätssicherung ist ein kollaborativer Prozess, der auf mehreren Ebenen stattfindet. Das Vier-Augen-Prinzip bei der Veröffentlichung neuer Inhalte ist dabei nur der erste Schritt. Regelmäßige Überprüfungen stellen sicher, dass alle Informationen aktuell und relevant bleiben. Kontinuierliches Feedback der Nutzer hilft, Verbesserungspotenziale zu identifizieren und die Inhalte an die tatsächlichen Bedürfnisse anzupassen. Die fachliche Validierung durch Expert:innen gewährleistet dabei, dass auch komplexe Sachverhalte korrekt dargestellt werden.
5. Wissen nutzerfreundlich aufbereiten
Die Art der Wissensaufbereitung entscheidet über die Nutzbarkeit des gesamten Systems. Alle Informationen müssen so formuliert sein, dass sie von der Zielgruppe schnell erfasst und direkt angewendet werden können. Dies erfordert eine prägnante, verständliche Sprache und eine klare, logische Strukturierung der Inhalte. Im Idealfall erfolgt die inhaltliche Aufbereitung durch geschulte Redakteur:innen. Der Praxisbezug steht dabei immer im Vordergrund – theoretisches Wissen muss durch konkrete Anwendungsbeispiele ergänzt werden. Regelmäßige Relevanzprüfungen stellen sicher, dass keine veralteten oder überflüssigen Informationen das System belasten.
6. Eine Wissenskultur entwickeln
Die technischen und organisatorischen Aspekte des Wissensmanagements können nur dann ihre volle Wirkung entfalten, wenn sie von einer entsprechenden Unternehmenskultur getragen werden. Diese muss auf aktiver Beteiligung aller Mitarbeitenden basieren und durch eine offene Feedback-Kultur geprägt sein. Das Teilen von Wissen muss als wertvoller Beitrag zum Unternehmenserfolg anerkannt und gewürdigt werden. Kontinuierliches Lernen und Verbessern sollten als selbstverständliche Bestandteile der täglichen Arbeit verstanden werden.
Fazit
Immer noch erfassen und teilen viele Unternehmen Spezialwissen nicht und verlieren es dadurch. Gerade bei einer hohen Fluktuationsrate kann dies ein Unternehmen lähmen. Oftmals ist es auch für Personaler schwer nachzuvollziehen, welche Mitarbeitenden welches Wissen haben und welchen Wert dieses für das Unternehmen hat.
Ein Wissensmanagement, das abteilungsübergreifend aufgebaut ist, die Zusammenarbeit fördert und Gemeinsamkeiten und Unterschiede transparent macht, birgt ein riesiges Potenzial. Es kann Synergien schaffen, Prozesse um ein Vielfaches verkürzen und die Zufriedenheit der Kunden deutlich steigern.
Eine Unternehmenskultur, in der kontrollierter Wissenstransfer wenig gelebt wird, baut Hürden auf und Machtpositionen aus, die auf Wissen basieren. Es entwickeln sich Silos in Abteilungen oder Geschäftsfeldern. Ein funktionierendes Wissensmanagement kann diese Silos zumindest ein Stück weit aufbrechen und zum erfolgreichen Wissenstransfer im Unternehmen beitragen.
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