Wie Sie effektiv Ihr IT-Budget managen

    Niemand würde die Wichtigkeit durchdachter Budgetierung anzweifeln, doch es ist diskutabel, was „durchdacht“ im Detail bedeutet. Es gibt unterschiedliche Wege, das Budget zu verteilen, und es gibt keine einzelne perfekte Lösung für jede Situation.

    Budgetierungsentscheidungen sowie das Planen von Projekten können sich von Firma zu Firma stark voneinander unterscheiden. Dies hat unterschiedliche, oft gleichermaßen valide Gründe. Man kann jedoch pauschal zwischen drei Hauptansätzen bei der Zuweisung des IT-Budgets unterscheiden. Hier werden wir einen Blick darauf werfen, und sie auf ihre Vor- und Nachteile hin untersuchen:

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    Der zentralisierte Ansatz

    Bei diesem Ansatz gibt es ein zentrales IT-Budget, das für die verschiedenen Bedarfe und Projekte zur Verfügung steht. Diese Mittel werden von den Budgetverantwortlichen nach dem Top-Down-Prinzip an die verschiedenen Departments verteilt, bis das Budget aufgebraucht ist. Der Vorteil ist, dass die Verwaltung von IT-Kosten und –Ressourcen relativ simpel und reibungslos vonstattengeht, schließlich kommen alle Entscheidungen mehr oder weniger aus einer Hand. Jedoch könnte durch dieses Vorgehen im schlimmsten Fall das Wachstum der Firma gebremst werden, da eventuell keine Gelder für vielversprechende, zukunftsweisende Projekte übrigbleiben.

     

    Der dezentralisierte Ansatz

    Hier werden die Dinge von der anderen Seite angegangen: die einzelnen Abteilungen leiten Ihre IT-Anforderungen sowie potenziell profitable Projekte in einem Bottom-Up-Prozess ans Finanzmanagement. Daraufhin entscheiden IT-Budget-Owner von Fall zu Fall, wie genau das Budget aufgeteilt wird. Dadurch kann ein stärkerer Fokus auf IT-Projekte gelegt werden, die möglicherweise einen Mehrwert generieren können, statt IT-Kosten – wie es häufig der Fall ist – als eine Art Pauschale abzufertigen. Der Nachteil ist, dass langfristige, zukünftige Budgetpläne erschwert werden, da sich die Anforderungen der Abteilungen mit jedem Budgetierungszyklus drastisch ändern können. Des Weiteren ist es wahrscheinlicher, dass das notwendige IT-Budget die verfügbaren Ressourcen übersteigt.

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    Der iterative Ansatz

    Der iterative Ansatz ist der Versuch, die beiden bereits genannten Methoden unter einen Hut zu bekommen. Im ersten Schritt wird ein IT-Budget festgelegt, ähnlich wie im zentralisierten Ansatz. Danach werden die verfügbaren Projekte (wie es beim dezentralisierten Ansatz geschieht) von Fall zu Fall beurteilt und das Budget zugewiesen. Sobald das Anfangsbudget aufgebraucht ist, werden übrige Bedarfe und Projekte von den Stakeholdern analysiert, um zu sehen, welches Potenzial sie für das Wachstum der Firma haben. Ausgehend von dieser Analyse wird das benötigte Budget für den nächsten Zyklus festgelegt. Auf den ersten Blick scheint dies die beste Methode zu sein, jedoch ist ersichtlich, dass sie ein größeres Ausmaß an Sourcing-Optionen benötigt, und dadurch vielleicht nicht für jedes Unternehmen umsetzbar ist.

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    Wie bereits am Anfang erwähnt: keiner dieser Ansätze ist perfekt für jede Situation. Die richtige Wahl für Ihre Firma hängt von den verfügbaren Ressourcen ab. In einem Unternehmen mit sehr beschränktem Budget ist der zenralisierte Ansatz eine gute Art, die Zahlen im grünen Bereich zu halten. Wenn es jedoch mehr Spielraum für Risiken und Experimente gibt, kann der dezentralisierte Ansatz zu großartigen Ergebnissen führen. Und schließlich, sollten Sie firmenweit über enorme Ressourcen verfügen, kann der iterative Ansatz auf lange Sicht für einschlägige Transformationen in Ihrer Firma bedeuten. Entscheidend ist eine ganzheitliche Analyse Ihrer Anforderungen, der verfügbaren Mittel, sowie das Vorhandensein von zielorientierter, unternehmensweiter Kommunikation.

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