Wissensmanager:innen im Unternehmen

Gutes Wissensmanagement in Unternehmen ist ein riesiger Erfolgsfaktor für Mitarbeitende und Kunden. Leider kommt dieser Erfolg nicht von allein: Er muss aktiv angeschoben werden und einmal angestoßene Prozesse müssen stetig weiter begleitet werden. Am besten gelingt dies, wenn Unternehmen einen Wissensmanager oder eine Wissensmanagerin intern etablieren. Wir beschreiben, wer der oder die richtige für diese Stelle ist.

Was zeichnet gute Wissensmanager:innen aus?

Vor allem eins: Er oder sie muss wahrgenommen werden. Wissensmanager:innen sind Botschafter für "Wissen im Unternehmen" und müssen in dieser Funktion immer für ihre Kollegen und Kolleginnen ansprechbar sein und wenn nötig auch proaktiv auf die Menschen zugehen. Ein Wissensmanager oder eine Wissenmanagerin kann seine/ihre Rolle eher als Führungskraft für die Redakteure, die das Wissen aufbereiten, und für die Prozesse verstehen. Oder er/sie kann sehr stark in das operative Geschäft der Redaktion eingebunden sein.

In beiden Fällen gehört Ausdauer zur Kernkompetenz erfolgreicher Wissensmanager:innen. Darüber hinaus haben diese aber auch vielseitige emotionale Fähigkeiten: Sie müssen Ängste nehmen, wenn zum Beispiel Mitarbeitende ihr Wissen "horten", weil sie meinen, so sei ihr Platz im Unternehmen sicher. Darüber hinaus müssen sie unterschiedliche Persönlichkeiten einfangen und ihr Wissen greifbar machen. Strukturiertes Arbeiten ist eine weitere Kernkompetenz, genauso wie die Fähigkeit, Prioritäten setzen zu können und somit wichtiges von unwichtigem zu unterscheiden.

Wissensmanagement immer so schlank wie möglich zu halten, ist eine Kunst. Wissensmanager:innen müssen also konstant darauf achten, dass wirklich nur das, was gebraucht wird, im System steht, und dass Inhalte ständig aktuell gehalten werden. Dazu müssen sie dafür sorgen, dass die Redakteure entsprechend ausgebildet sind.

Last but not least verfügen Wissensmanager:innen idealerweise über eine große Portion Belastbarkeit und haben Nerven aus Drahtseilen.

Welche Kernaufgaben bearbeiten Wissensmanager:innen?

Die Kernaufgaben lassen sich in monatliche Aufgaben und tägliche Tätigkeiten unterteilen. Es bedarf zuallererst eines regelmäßigen Austauschs zwischen den Redakteuren, z.B. in Form von Redaktionsrunden. Qualitätschecks und Schulungen der Redakteure schließen sich daran an. Wichtig ist außerdem das Controlling: Welche Texte werden besonders häufig abgerufen? Welche Suchen werden primär verwendet und welche Ableitungen ergeben sich daraus?

Im täglichen Doing sind Wissensmanager:innen Ansprechpartner für alle Themen des Wissensmanagements. Wenn sie operativ sehr involviert sind, sind Wissensmanager:innen auch für das Aufbauen und Überführen von Texten verantwortlich. Darüber hinaus müssen fortlaufend alle relevanten "Tools" mit dem benötigten und aufbereiteten Wissen befüllt werden. Neues Wissen muss regelmäßig eingeholt werden und Vorschläge müssen bearbeitet und eingeordnet werden. Die Wissensmanager:innen haben hierfür den Hut auf - unterstützt von den Redakteuren.

Welches sind die größten Herausforderungen für Wissensmanager:innen?

Am wichtigsten ist sicherlich, dass Wissensmanager:innen fortlaufend für ihr Thema sensibilisieren und Werbung machen. Die angesprochene Ausdauer ist in diesem Zusammenhang nicht zu unterschätzen. Gute Wissensmanager:innen müssen Menschen immer wieder "auf die Füße treten", ohne dass sie sie verärgern. Am besten gelingt dies, wenn die Rolle des Wissensmanagers oder der Wissensmanagerin als Botschafter im Unternehmen verstanden wird. Wer die Relevanz von gut aufgearbeiteten Wissen kennt und die Person dahinter schätzt, wird Widerstände schnell auflösen. Leider wird dies nicht bei allen Kollegen von Anfang an gelingen. Hier ist besonderes Fingerspitzengefühl gefragt.

Welche Schritte sind erforderlich um erfolgreich Wissensmanagement aufzubauen?

Die richtige Einführungsmethode kann den entscheidenden Unterschied machen. Denn wer von Anfang an gut und sauber strukturiert mit der Wissensaufbereitung beginnt, wird später weniger Anpassungen vornehmen müssen. Wissensmanager:innen brauchen daher ein gutes Verständnis zum Schaffen von Strukturen. In der Regel sind sie ein Bindeglied zwischen Unternehmen und ggf. begleitenden externen Consultants, die zum Beispiel zur Einführung von professionellem Wissensmanagement zur Rate gezogen werden.

Aber auch wenn das Kind anscheinend schon in den Brunnen gefallen ist und Wissensmanager:innen es mit einem Wust an Informationen statt mit sauber und strukturiert aufbereitetem Wissen zu tun haben, müssen sie nicht verzweifeln. Sie müssen auch nicht unbedingt alles wegschmeißen und bei 0 anfangen. Aber in solchen Situation ist ein stringentes Projektmanagement und eine gute Beratung mindestens genauso wichtig wie beim Neuaufbau. Je nachdem wie viel Aufwand Kollegen und Kolleginnen bereits betrieben haben, um zu dokumentieren, müssen Wissensmanager:innen diesen Change mit viel Empathie managen.

Nach der Einführung dürfen sich Wissensmanager:innen nicht zu schade sein, neben der Funktion des Botschafters auch die Rolle des Polizisten fürs Wissen im Unternehmen zu übernehmen. In dieser Position verfügen sie über Handlungskompetenz bei fehlerhaften Verhalten, sind aber natürlich auch freundliche Ansprechpartner – eben Freunde und Helfer.

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