Ein wichtiges Element der Budgetierung – nicht nur in den Bereichen von IT und Shared Service Management – ist der kluge Einsatz regelmäßiger unterjähriger Forecasts. Auch die beste Budgetplanung ist nicht hundertprozentig auf alle unerwarteten Krisen vorbereitet – mit Sicherheit hatte kein CIO eine Ahnung, wie stark Covid-19 die Weltwirtschaft beeinflussen würde – und mit effektivem Forecasting können Sie in schwierigen Situationen gekonnt Budgetanpassungen vornehmen, Schaden vermeiden, und auftauchende Potenziale ausschöpfen. Es ist anzumerken, dass wir uns in diesem Artikel hauptsächlich auf den Bereich des ITFM beziehen, doch die besprochenen Prinzipien lassen sich auf das gesamte Performance Management der Firma als solches ausweiten.
Ein Forecast ist ein unterjähriger Soll-Ist-Vergleich zwischen der Budgetplanung vom Jahresbeginn und der tatsächlich angefallenen Kosten zum Stichtag des Forecasts einerseits und einem an die aktuelle Situation angepassten Ausblick auf das noch erforderliche Budget in der Periode. Hiervon ausgehend wird eine Vorhersage darüber getroffen, inwieweit die Planziele des Jahres erfüllt oder nicht erfüllt werden. Solche Forecasts können halbjährlich, vierteljährlich, oder sogar monatlich durchgeführt werden, und erlauben eine präzise Analyse der Budgetentwicklung. Sollte der Forecast sich signifikant vom Budgetplan unterscheiden, lässt sich der Plan kurzfristig nachjustieren und so für den Rest des Jahres optimieren.
Ein Beispiel: Im Budgetplan zu Beginn des Jahres wurde geplant und festgehalten, dass 10 neue SAP-User in der IT benötigt werden. Beim halbjährlichen Forecast stellt sich jedoch heraus, dass die diesjährigen Anforderungen der Firma bereits mit 8 SAP-Usern abgedeckt sind. Das jetzt identifizierte, freigewordene Budget kann nun einem Innovations-Projekt zugeordnet werden, das vorher unterfinanziert war.
Je größer das Level an Standardisierung und Automatisierung bei der Budgetplanung und beim Forecasting, desto mehr Flexibilität haben Sie, auch kurzfristig Anpassungen durchzuführen und das meiste aus ihrem Budget herauszuholen.
Im Bereich der IT und Shared Services werden Forecasts ausgehend von drei Dimensionen analysiert und beurteilt: Veränderungen bei den Stückmengen, bei den Herstellungskosten, und beim Serviceangebot. Im Folgenden schauen wir uns diese drei Dimensionen im Detail an.
Diese Dimension wurde in unserem Beispiel oben besprochen. Die Menge eines benötigten Service oder Produkts entspricht im Forecast nicht mehr der ursprünglich angedachten Mengenanzahl. Wie oben wurden beispielsweise nur noch 8 SAP-Lizenzen statt 10 benötigt. Dadurch wird Budget eingespart, das nun eventuell anderweitig verwendet werden kann. Sollte sich der Fall andersherum abspielen – d.i. es wurde eine größere Stückmenge benötigt als geplant – muss geschaut werden, ob und wo sich eventuell kurzfristige Einsparungen vornehmen lassen, um das Budget nicht zu überziehen.
Bei dieser Dimension verhält es sich andersherum. Die benötigte Stückmenge eines (IT-)Service bleibt zwar gleich, jedoch haben sich im Laufe des Jahres die Anschaffungs-/Herstellungskosten verändert. Sind sie gestiegen? Dann wäre es vielleicht hilfreich zu überlegen, ob die angedachte Stückmenge der tatsächlichen Notwendigkeit entspricht. Sind sie gesunken? Dann ist es eine Überlegung wert, den besagten Service in größerer Menge zu beziehen oder das eingesparte Budget wiederum anders zu allokieren.
Diese Dimension findet auf einer etwas anderen Ebene statt als die Herstellungskosten oder die Stückmengen. Hier geht es weniger darum, wie viele Services und Produkte zu welchem Preis bezogen werden, sondern darum, welches Angebot and IT und Shared Services Sie als interner Provider den unterschiedlichen Fachbereichen zur Verfügung stellen können und in welche Projekte Sie investieren. Den Einfluss, den COVID-19 auf den Markt genommen hat, ist hier ein gutes Beispiel: viele Firmen sahen (und sehen sich immer noch) dazu gezwungen, große Anpassungen an ihrem grundsätzlichen Serviceangebot vorzunehmen. Organisatoren von Großveranstaltungen beispielsweise sind durch die notwendigen Gesundheitsregularien jetzt auf alternative Formate wie Webinare oder Digital Roundtables umgesattelt. Diese haben ganz andere Anforderungen in Bezug auf benötigte IT und Shared Services, was sich demnach auch stark auf den Forecast auswirken wird.
Wenn Sie hinreichende Forecasts gesammelt und analysiert haben, ist es eine Frage des richtigen Controllings, hieraus nutzbringende Konsequenzen zu ziehen und dem Management wirksame Handlungsoptionen aufzuzeigen. Einige Möglichkeiten wurden bereits oben beschrieben: Änderungen an den bezogenen Stückmengen. Re-Allokation freigewordenen Budgets. Umstrukturierung des eigenen Serviceangebots. Je gründlicher und automatisierter sie Forecasts durchführen und je mehr Flexibilität Sie beim Controlling haben, desto bessere Entscheidungen können Sie für Ihre Budgetanpassung treffen. Hierbei kann maßgeschneiderte Finanzmanagement-Software hilfreich sein.
Unsere hauseigene Software für das Finanzmanagement von IT und Shared Services - Serviceware Financial - bietet spezialisierte Funktionen für das Planning, Forecasting und Controlling. Ein besonders mächtiges Tool hierbei ist die Szenario-Planung. Anhand von existierenden Budgetplänen lassen sich unendlich viele mögliche Plan-Szenarios erstellen, an denen Sie mögliche Veränderungen (z.B. an den Stückmengen) simulieren und sehen können, wie sich diese auf die Budgetplanung auswirken. Ausgehend von solchen Szenarios und dem angelegten Budgetplan lassen sich automatisiert regelmäßige Forecasts erstellen, die sich dann direkt mit den Plan-Szenarios vergleichen lassen. Hierbei sind Plan-Ist-Vergleich und Forecast technologisch verlinkt. Forecast-Szenarios „erben“ Daten des Plan-Szenarios und neue IST-Daten überschreiben wiederum Plan-Daten, wodurch ein automatisiertes, rollierendes, monatliches Forecasting entsteht, das Ihnen maximale Flexibilität ermöglicht.