4 Tipps für moderne IT-Budgetplanung

Zukunftsfähige und nachhaltige IT-Budgetplanung stellt viele Firmen vor nie dagewesene Herausforderungen. Überall werden Finanzentscheidende und Angestellte aus der IT angewiesen, den aktuellen Bedarf zu analysieren und zu schauen, wo sich Kosten einsparen lassen. Ein bloßes Einsparen von Kosten im IT- und in sonstigen Servicebereichen ist jedoch nicht genug und kann sogar auf lange Sicht schaden. Schließlich ist die Budgetplanung nicht bloß eine Übung darin, die Kosten zwanghaft runterzudrücken, sondern eine Gelegenheit, die eigenen Investments möglichst vielversprechend anzulegen. Hier finden Sie vier Tipps, mit denen Sie Ihre IT-Budgetplanung bereit für jede Krise machen, ohne einfach nur Kosten zu sparen.

1. Benutzerzentrische Software für die IT-Budgetplanung

Eines der größten Hindernisse bei der Budgetplanung ist der schiere Aufwand, der damit verbunden ist. Viele – auch mittelständische und große Firmen – handhaben ihre IT-Budgets nach wie vor mit Excel und anderen Spreadsheets. Hierbei können sehr schnell Fehler passieren, vor allen Dingen, wenn mehr als eine Person an den Datensätzen arbeitet.

Es braucht ein Umdenken beim IT-Budgeting: Umfassende und clevere Tools erleichtern die Arbeitsschritte, automatisieren Workflows und schaffen fehlerfreie und verlässliche Ergebnisse. Doch bei der Wahl einer passenden Software für Ihr IT Financial Management sollten Sie ein paar wesentliche Kriterien im Blick behalten:

 

Nutzerakzeptanz

Achten Sie bei der Wahl des Tools auf die Nutzerfreundlichkeit. Die Tools müssen den Usern entgegenkommen und nicht umgekehrt. Eine hohe Nutzerakzeptanz ist ein gutes Zeichen dafür, dass Sie die richtige ITFM-Lösung im Blick haben. Ebenfalls wichtig: Die Software sollte die Schwächen von Excel lindern, aber sich dennoch ähnlich handhaben lassen, um neuen Usern den Einstieg durch ein vertrautes Interface zu erleichtern.

 

Automatisierung und Standardisierung

Ein ITFM-Tool ist in der IT-Budgetierung nur dann wirklich nützlich, wenn es einfache und sich wiederholende Arbeitsschritte weitestgehend standardisiert und automatisiert durchführen kann. Gerade bei der Budgetplanung kosten solche sich wiederholenden Aufgaben viel Zeit und vermeidbare Mühen.

 

Quality-of-Life Features

Sonderfunktionen einer ITFM-Lösung wie das Einfügen von komplexen Nebenrechnungen oder eine Kommentarfunktion erleichtern die Budgetplanung enorm. Dabei ist es wichtig, dass die Datenintegrität durch den Einsatz solcher Features nicht gefährdet wird.

 

Absolute Revisionssicherheit

Ein transparentes und nachvollziehbares Protokoll sowie ein revisionssicheres Archiv sollten Teil eines jeden ITFM-Tools sein. Daten sollten in einer zentralen Datenbank gespeichert sein, von der sie jederzeit analysiert und in jeder Version bei Bedarf wiederhergestellt werden können.

 

Lernen Sie alle Vorteile und Funktionen unserer ITFM-Software in einer Live-Demo kennen.

Gratis ITFM Live-Demo anfordern!

 

2. Umgekehrte IT-Budgetplanung (Reverse Planning)

Am Ende der IT-Budgetplanung steht oft ein zentrales Problem im Raum: Das gesamte Budget wurde bereits auf die verschiedenen Kostenstellen und Projekte verteilt, doch es sind noch Posten übrig, deren Bedarf nicht befriedigt ist. Finanzentscheidende sind in der Regel gezwungen, beim IT-Budget unangenehme Priorisierungen vornehmen zu müssen, und vor allen Dingen vielversprechende Wachstumsprojekte fallen dabei häufig unter den Tisch.

Hier kommt die umgekehrte IT-Budgetplanung (Reverse planning) ins Spiel. Ausgangspunkt ist hierbei der jeweilige Bedarf der Geschäftsbereiche und Abteilungen – dazu gehören die laufenden operativen Services sowie der Demand für Business Change und Innovations-Projekte. Nun wird von hier rückwärts gerechnet, um bei einem geeigneten Budgetvorschlag für die Primärkosten auf der leistenden Kostenstelle zu landen, der möglichst alle Anforderungen der Geschäftsbereiche abdecken sollte. Moderne ITFM-Tools können solche umgekehrten IT-Budgetplanungen vollständig automatisiert vornehmen und dabei den Zeitaufwand für IT-Controller und Leitende der Kostenstellen um Wochen oder sogar Monate reduzieren.

 

3. IT-Budgetplanung mithilfe von Szenarien

Die Szenario-Planung ist ein besonders hilfreiches Feature zur Optimierung Ihrer IT-Budgetierung. Hierbei nehmen sie einen existierenden Budgetplan – dies kann ein komplett neu erstellter Plan oder auch ein Plan aus dem Vorjahr sein – und leiten hiervon mehrere mögliche Planungsszenarien ab. In diesen abgeleiteten Szenarien können Sie einzelne oder auch mehrere Faktoren ändern, die Ihre Budgetplanung beeinflussen könnten: bspw. sich ändernde Stückkosten, höherer Bedarf, oder Wechsel von Services in die Cloud. Die Daten, die Sie aus diesen Planungsszenarien erhalten können Sie dann verwenden, um klügere Entscheidungen für den nächsten Budgetierungszyklus zu treffen. Auch Soll-Ist-Vergleiche werden durch umfangreichere Datensätze aus der Szenario-Planung verbessert. Vor allen Dingen in unsicheren Zeiten ist dies ein mächtiges Tool, um auf möglichst alles vorbereitet zu sein.

 

4. Target Costing – Die Budgetplanung an ein gewünschtes Ziel annähern

Finanzentscheidende – besonders diejenigen weiter oben in der Firmenhierarchie wie CFOs – wünschen sich stets, die Kosten niedrig zu halten und gerade die IT hat hier oft mit unangenehmen Budgetkürzungen zu kämpfen. Es ist wesentlich einfacher gesagt als getan, das Budget bestimmten Wunschkosten anzupassen.

Das Target Costing versucht genau hier Abhilfe zu schaffen. Am Anfang stehen hier bestimmte Kostenvorstellungen für einzelne Services. Diese können sich beispielsweise an Marktpreisen oder Benchmarks orientieren. Hiervon ausgehend werden sämtliche Hebel und Regler überprüft und durchgerechnet, die zu den gewünschten Kosten führen können: Wie müsste sich der Bedarf ändern? Was müsste an den Primärkosten gedreht werden? Wie bleiben wir wettbewerbsfähig (oder sogar wettbewerbsführend) im Vergleich zu Benchmarks? Gründliches Target Costing – welches auch ausgezeichnet mit Szenario-basierter Budgetplanung funktioniert – wird es Ihnen erlauben, sich nach und nach den Preisvorstellungen für Ihre Services anzunähern.

 

Fazit

In der Theorie wirken all diese Tipps zur Verbesserung Ihrer IT-Budgetplanung intuitiv sinnig. Ein Problem bei der Implementierung dieser Tipps sind jedoch die zugrundeliegenden Prozesse. Wie bereits erwähnt wird die Budgetierung oft noch sehr umständlich – mit fehleranfälligen Excel-Sheets und mangelnder Datenintegrität – durchgeführt. Dadurch wird es schwierig, gezielte Verbesserungen und notwendiges Streamlining durchzusetzen.

 

Ein spezialisiertes Tool für das IT-Finanzmanagement kann Ihnen hier einen Großteil der Last abnehmen. Serviceware Financial bietet Features für alle hier besprochenen Aspekte der IT-Budgetplanung und kann Sie auch darüber hinaus bei der Automatisierung und Digitalisierung aller Prozesse des Finanzmanagements für IT- und Shared Services unterstützen.

Gratis ITFM Live-Demo anfordern!

Serviceware

Geschrieben von Serviceware

Sharing expertise on excellent Enterprise Service Management.


Ähnliche Beiträge

Abonnieren Sie den Blog für Benachrichtigungen zu neuen Inhalten!