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In den Diskussionen um strategisches Controlling und Finanzmanagement – innerhalb und außerhalb der IT – geht es häufig um den Begriff des Benchmarkings. Benchmarking muss betrieben werden, Benchmarks sollen genutzt werden, und Ihre Kalkulationen sind nur nützlich, wenn Sie dafür Benchmarks zurate gezogen haben. Was bei diesen Diskussionen jedoch häufig unausgesprochen bleibt ist das Wie. Was sind die Best Practices des Benchmarking? Wie alle strategischen Aspekte des Geschäftsbetriebs ist auch das Benchmarking nur geschäftsförderlich, wenn es mit der richtigen Planung, den richtigen Daten, und dem richtigen Ziel betrieben wird. Hier haben wir für Sie alle wichtigen Infos zum Benchmarking, und wie Sie es richtig betreiben, zusammengefasst.
Was ist eigentlich Benchmarking?
Ein Benchmark – wortwörtlich übersetzt ein "Maßstab" – ist im Kontext des Finanzmanagements ein Orientierungswert, an dem die eigene Performance gemessen werden kann. Daraus folgend ist Benchmarking das Nutzen dieser Benchmarks zur Optimierung des Controllings und der generellen Geschäftsprozesse. Ein sehr grobes Beispiel: Sie bieten als zentrale IT-Abteilung Prozesse und Software zur Datensicherung im Unternehmen an. Nun ziehen Sie Benchmarks zurate, um herauszufinden, zu welchen Preisen diese Services anderswo angeboten und bezogen werden je nach Anbieter, Markt, oder Servicekonditionen. Ausgehend von diesen Ergebnissen können Sie nun Ihre eigenen Preise anpassen, analysieren woher etwaige Diskrepanzen stammen, und ihre Marktstrategie überdenken und optimieren. Selbstverständlich sieht die Realität etwas komplizierter aus, als dieses Beispiel es vermuten lässt.
Internes und externes Benchmarking
Zunächst ist es wichtig, zwischen internen und externen Benchmarks zu unterscheiden. Wie der Name impliziert, bezeichnen interne Benchmarks diejenigen Kennwerte, mit denen sich die firmeninternen Leistungen vergleichen lassen. Wenn Sie beispielsweise Standort in verschiedenen Städten und Ländern haben, könnte es sich lohnen, zu vergleichen, was dort jeweils ein Standardarbeitsplatz kostet und hieraus interne Benchmarks erstellen, die als Grundlage für zukünftige Anpassungen und Soll-Ist-Vergleiche fungieren können. Sie zahlen weniger für Ihr Büro in Spanien als für Ihren Standort in Deutschland, obwohl Sie dort mehr Mitarbeitende beschäftigen? Mithilfer internen Benchmarkings können Sie herausfinden, wo diese Unterschiede herkommen und wo Sie gegebenenfalls Anpassungen durchführen können.
Externe Benchmarks wiederhum verhalten sich eher wie das Beispiel aus dem Abschnitt oben. In der Regel werden hierbei firmenexterne Benchmarking-Anbieter und Vergleichsservices konsultiert, die dann wiederum Ihren Anforderungen entsprechende Benchmarking-Daten zur Verfügung stellen können. Bei Benchmarking-Daten für das IT Financial Management (ITFM) ist es hierbei wichtig, dass geprüft wird, welche Servicelevel in den IT-Services der jeweiligen Benchmarks enthalten sind, um daraus nützliche Schlussfolgerungen ziehen zu können. Diese externen Benchmarks können Sie anschließend verwenden, um beispielsweise Ihr eigenes Serviceangebot mit dem durchschnittlichen Marktpreis oder mit Ihrer Konkurrenz am Markt zu vergleichen.
Die richtigen Benchmarking-Daten vergleichen
Sobald Sie die Daten für das interne oder externe Benchmarking bezogen oder festgelegt haben, ist die eigentliche Herausforderung, diese möglichst nutzenstiftend den entsprechenden internen Kennzahlen gegenüberzustellen. Hierbei müssen Sie sicherstellen, dass Sie auch tatsächlich „Äpfel mit Äpfeln vergleichen.“ Oder anders gesagt: Prüfen Sie genau, welche Leistungen in dem Benchmark enthalten sind und nutzen Sie die entsprechenden Vergleichswerte für die gleichen Leistungen.
Angenommen Sie beziehen einen Benchmarking-Preis für einen Standardarbeitsplatz. Für Ihren internen Betrieb sieht ein solcher Arbeitsplatz - neben Elementen wie Desktop-PC und Office-Lizenz - ein Virenschutzprogramm vor. Der Benchmark beinhaltet allerdings keine Kostenstelle für Virenschutz, sodass sich die Daten nicht Eins-zu-Eins vergleichen lassen. Wenn Sie derartige Diskrepanzen nicht beachten, können auch hochqualitative Benchmarks zu fehlerhaften Schlussfolgerungen führen.
Transparenz über interne Daten für das Benchmarking gewährleisten
Um solche Mängel zu vermeiden bedarf es Klarheit über die tatsächlichen Kosten innerhalb des Betriebs. Im Sinne eines ganzheitlichen (IT-)Finanzmanagements, sollten Sie einen vollständigen Servicekatalog anlegen, in dem Sie genau auflisten, welche IT und Shared Services Sie anbieten und produzieren, welche Teilservices und Vorprodukte jeweils dazugehören, und selbstverständlich was sie kosten. Nur mit der richtigen Transparenz über Ihre Servicekosten können Sie garantieren, dass beim Benchmarking keine Fehler unterlaufen. Dazu gehören einerseits genaue Kalkulationen zum TCO (Total Cost of Ownership) Ihrer Services, als auch ein Drill-Down der Services bis auf Ebene der Leistungskomponenten und Primärkosten. Je mehr Datenpunkte Sie hier haben, desto einfacher und sinnstiftender sind die Ergebnisse aus dem Benchmarking-Vergleich und desto gezielter können Sie Maßnahmen ableiten, um an der Kostenoptimierung zu arbeiten.
Die richtige Benchmarking-Lösung
Ganzheitliches Benchmarking hilft Ihnen auf kurze Sicht, Redundanzen in den eigenen Ausgaben zu erkennen und zu tilgen, und auf lange Sicht, nachhaltig Kosten einzusparen, Ihr (IT-)Budget besser anzubringen, und Ihr Finanzmanagement zu optimieren. Das Kalkulieren der internen Daten und das Abgleichen mit Benchmarks für Hardware und Software sind jedoch mit großem Aufwand verbunden. Gleichzeitig können hier bereits kleine Fehler dafür sorgen, dass Benchmarking-Vergleiche nicht den erwünschten Nutzen bringen.
Spezialisierte Software für das Benchmarking kann Ihnen dabei helfen, den Kalkulationsaufwand im Controlling zu minimieren und mögliche Fehlerquellen zu vermeiden. Serviceware Financial bietet ein maßgeschneidertes Modul, dass sämtliche Benchmarking-Prozesse digitalisiert und automatisiert: Von der Erstellung eines Servicekatalogs über detaillierte Service-Kalkulation bis hin zum Beziehen von und Vergleichen mit Benchmarks aus unterschiedlichen Quellen. So können Sie schnell und gezielt Kostentreiber identifizieren und finden die richtigen Trigger für das Überdenken der internen Kostenstrukturen und Sourcing-Entscheidungen.
